Nessuna richiesta di assistenza si perde più tra le email
TICKETDESK trasforma le email che arrivano alla casella di assistenza in ticket tracciabili: stato, responsabile e cronologia completa in un unico posto. Chi vi scrive continua a mandare una semplice email.
Lo usiamo ogni giorno per il supporto di ARCASID, la nostra piattaforma per i tirocini universitari.
- Software proprietario
- Soluzioni configurabili
- Assistenza inclusa
- Storico tracciabile
Quando i processi crescono, strumenti frammentati non bastano più
Una casella di posta condivisa regge finché le richieste sono poche. Poi diventa il posto dove le cose si perdono, e nessuno se ne accorge finché il cliente non richiama.
Nessuno sa chi risponde
Sulla casella condivisa o rispondono in due, o non risponde nessuno perché ognuno pensa l'abbia presa un altro.
Non si sa a che punto è
Per sapere se una richiesta è chiusa bisogna chiedere in giro, o rileggersi tutta la posta.
La conversazione è sparsa
Pezzi di scambio in caselle diverse, inoltri che spariscono: si risponde senza sapere cosa è già stato detto.
Chi scrive resta al buio
Nessuna conferma di ricezione: l'utente non sa se la sua richiesta è arrivata, e ne manda un'altra.
Il percorso di una richiesta, dall'email alla chiusura
Niente cambia per chi vi scrive. Cambia tutto per chi deve rispondere.
L'utente scrive come ha sempre fatto: nessun portale da imparare, nessun account da creare.
Entra fra i non classificati e compare subito nell'elenco, con la sua email di conferma già partita.
Categoria, tag, priorità e responsabile. All'utente arriva il numero del ticket a cui fare riferimento.
Si risponde, si inoltra a un collega, si cambia responsabile: ogni passaggio resta scritto nella conversazione.
La richiesta è risolta e lo scambio resta consultabile per intero, anche a distanza di mesi.
Cosa fa TICKETDESK
Sei cose che una casella di posta condivisa non può fare.
Da email a ticket, da solo
Ogni messaggio che arriva alla casella di assistenza diventa un ticket numerato e tracciabile, senza che nessuno debba aprirlo o smistarlo.
Tutta la conversazione in un posto
Messaggi in entrata e in uscita nello stesso thread. Anche gli inoltri a colleghi o fornitori restano dentro, segnati come tali.
Richieste ravvicinate unite
Se la stessa persona riscrive mentre una conversazione è ancora aperta, il sistema lo segnala e unisce i due ticket, lasciando traccia dell'unione.
Risposte automatiche
Conferma all'arrivo della richiesta e avviso a ogni cambio di stato, con il numero del ticket a cui fare riferimento.
Assegnazione con approvazione
Un operatore può proporre di passare il ticket a un collega, ma il passaggio va approvato. Richieste, accettazioni e rifiuti restano visibili a tutti.
Categorie, tag e priorità
Le richieste si classificano per tipo, si etichettano nel dettaglio e si ordinano per urgenza, invece di essere tutte uguali.
Meno dispersione, più controllo operativo
Le funzionalità descrivono cosa fa il software. Qui trovi cosa cambia, concretamente, per chi lo usa ogni giorno.
- Processi più ordinati Ogni attività segue un percorso definito, uguale per tutti gli operatori.
- Dati centralizzati Un unico ambiente al posto di file, cartelle e caselle di posta separate.
- Attività più tracciabili Si sa sempre chi ha fatto cosa e quando, senza doverlo ricostruire a posteriori.
- Meno lavoro manuale Meno ricopiature, meno solleciti, meno passaggi ripetuti a mano.
- Decisioni più consapevoli Chi coordina ha una vista aggiornata su cosa sta succedendo davvero.
Per chi risponde alle richieste degli altri
Non serve un reparto di assistenza strutturato: basta una casella dove arrivano richieste che qualcuno deve prendere in carico.
Customer care
Chi risponde ai clienti e deve sapere in ogni momento cosa è stato promesso, da chi e quando.
Assistenza tecnica
Help desk e supporto applicativo, dove la stessa richiesta passa spesso di mano fra più persone.
Team interni
IT, amministrazione, risorse umane: chi riceve richieste dai colleghi e oggi le gestisce a memoria.
Chi oggi usa una casella condivisa
Il caso più comune: una sola casella, più persone che vi accedono e nessuno che sappia chi ha già risposto.
Una coda di lavoro, non una casella di posta
Da una parte l'elenco delle richieste, con stato e responsabile su ognuna. Dall'altra la conversazione completa, inoltri compresi.
Ogni passaggio resta scritto
In un servizio di assistenza la domanda ricorrente è sempre la stessa: chi ha detto cosa, e quando. Qui la risposta è nel ticket.
Ruoli e permessi
Amministratori e operatori hanno poteri diversi: chi può riassegnare, chi deve chiedere l'approvazione, chi gestisce le utenze.
Cronologia completa
Cambi di stato, passaggi di responsabile, richieste approvate o rifiutate: tutto compare nel thread, visibile a tutti.
Inoltri tracciati
Quando una richiesta viene girata a qualcun altro, l'inoltro resta dentro la conversazione invece di sparire nella posta personale.
Allegati nel ticket
Foto, documenti e video restano attaccati alla richiesta a cui appartengono, non sparsi fra le caselle personali.
Cestino, non cancellazione
Quello che si scarta finisce in un cestino e resta recuperabile: nessuna richiesta sparisce per un clic sbagliato.
Istanza dedicata in Italia
Ogni cliente ha il proprio ambiente separato, ospitato su server situati in Italia.
Non solo software: un percorso costruito con il cliente
Il prodotto è il punto di partenza. Il risultato dipende da come viene calato nel processo reale dell'organizzazione.
Capiamo come lavorate oggi, prima di proporre come potreste lavorare domani.
Impostiamo ruoli, flussi e contenuti sulla base della vostra organizzazione.
Dove serve, interveniamo sul software: è nostro, quindi possiamo adattarlo.
Verifichiamo il funzionamento insieme alle persone che useranno il sistema.
Avvio operativo accompagnato, con affiancamento agli utenti nella fase iniziale.
Il rapporto non finisce alla consegna: restiamo il riferimento nel tempo.
Un interlocutore unico, dallo sviluppo all'assistenza
TICKETDESK non è un prodotto che ci siamo limitati a sviluppare: lo usiamo ogni giorno per gestire il supporto di ARCASID, la nostra piattaforma per i tirocini universitari. Le funzioni che trovate qui sono quelle che servivano a noi per non perdere richieste.
Large Systems opera nello sviluppo software e nella consulenza IT dal 1997.
Il codice è nostro: nessuna dipendenza da terze parti per evolvere il prodotto.
Il software si adatta al vostro processo, non il contrario.
Assistenza e manutenzione fanno parte del rapporto, non sono un servizio a parte.
Le domande che ci fanno più spesso
Il prodotto è personalizzabile?
È possibile integrarlo con sistemi già presenti?
È prevista assistenza dopo il rilascio?
Quanto tempo serve per partire?
Chi ci scrive deve registrarsi o imparare a usare un portale?
Vuoi capire se TICKETDESK è adatto alla tua organizzazione?
Raccontaci il tuo processo: valutiamo insieme come digitalizzarlo, semplificarlo e renderlo più tracciabile. Nessun impegno, solo un confronto sul caso concreto.
