Informativa sul trattamento dei dati personali

Indagine sulle esigenze gestionali degli Enti del Terzo Settore

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Ultimo aggiornamento: 15 ottobre 2026

1. Chi promuove l’indagine e per quale scopo

Large Systems s.a.s. di Vincenzo Pepe (“Large Systems”) realizza un’indagine volontaria rivolta agli Enti del Terzo Settore (“ETS”) per comprendere le loro esigenze gestionali, gli strumenti utilizzati, le difficoltà operative, le priorità di miglioramento e la sostenibilità economica di eventuali nuove soluzioni digitali.

Le informazioni raccolte saranno utilizzate per analisi statistiche e qualitative, product discovery, definizione dei requisiti, progettazione e possibile sviluppo di un software gestionale dedicato agli ETS. L’indagine non costituisce una procedura di selezione, una valutazione delle persone né un’offerta commerciale.

2. Titolare del trattamento e contatti

Il Titolare del trattamento è Large Systems s.a.s. di Vincenzo Pepe, Viale della Costituzione, Isola G1 – Centro Direzionale, 80143 Napoli (NA), P. IVA 07115760634.

Per informazioni e per esercitare i diritti in materia di protezione dei dati personali: privacy@largesyst.it. PEC: largesystems@postacertificata.com.

3. Interessati, provenienza dei dati e modalità di partecipazione

L’informativa si rivolge alle persone maggiorenni che, in qualità di rappresentanti, dipendenti, collaboratori, volontari o referenti di un ETS, compilano il questionario e agli eventuali referenti che scelgono di essere ricontattati per attività successive.

I dati personali oggetto della presente informativa sono raccolti direttamente da chi compila il questionario o contatta volontariamente Large Systems. Per identificare le tipologie di enti e strutturare il campione di ricerca, Large Systems può consultare RUNTS e siti istituzionali, limitandosi a informazioni organizzative e pubbliche relative agli enti.

Gli indirizzi email o nominativi eventualmente presenti in registri pubblici non vengono considerati, per il solo fatto di essere pubblici, utilizzabili per invii non richiesti. Gli inviti via posta elettronica sono rivolti soltanto a destinatari per i quali sussista un presupposto specifico idoneo a tale invio. Il questionario può essere reso disponibile attraverso pagine informative, iniziative pubbliche e canali di diffusione legittimamente utilizzabili.

4. Quali informazioni sono raccolte

Dati dell’ente: denominazione, tipologia di ETS, regione e territorio, settore di attività, dimensione, anzianità, organizzazione, progetti o servizi e fasce economiche indicative.

Dati del compilatore: ruolo o funzione nell’ente; indirizzo email esclusivamente se il partecipante sceglie volontariamente di essere ricontattato per le finalità specificamente selezionate; eventuali informazioni personali inserite spontaneamente nelle risposte aperte.

Contenuti della ricerca: processi organizzativi, strumenti informatici in uso, difficoltà operative, priorità, moduli e funzionalità richieste, numero indicativo di utilizzatori, preferenze su assistenza e modello economico.

Dati di gestione: data e ora di invio, evidenze dei consensi effettivamente prestati, eventuali comunicazioni di supporto e richieste volontarie successive. L’email non viene richiesta a chi partecipa senza aderire ai ricontatti.

La denominazione e le informazioni dell’ETS possono essere riferibili indirettamente a persone fisiche, in particolare nel caso di organizzazioni di piccole dimensioni: saranno pertanto gestite con le stesse cautele previste per gli altri dati personali quando ne consentano l’identificazione.

5. Finalità e basi giuridiche

Finalità Base giuridica e condizioni
Partecipazione al questionario, raccolta, lettura e analisi delle risposte; segmentazioni per tipologia di ente; definizione delle priorità e del prodotto Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), manifestato prima dell’invio delle risposte. La partecipazione non richiede il conferimento di un indirizzo email né il consenso a essere ricontattati.
Ricontatti facoltativi per interviste, chiarimenti e test di prototipi connessi alla ricerca Consenso specifico e facoltativo (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), distinto dal consenso alla partecipazione. L’email viene richiesta soltanto in caso di adesione a questi ricontatti; il rifiuto non impedisce di compilare il questionario.
Ricontatti facoltativi per inviti a presentazioni o demo con contenuto commerciale del gestionale Consenso specifico, distinto e facoltativo (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR; art. 130 del d.lgs. 196/2003, ove applicabile). L’email viene richiesta solo in caso di adesione; il consenso ai ricontatti di ricerca non vale come consenso alle comunicazioni commerciali. Non sono comprese newsletter o promozioni generalizzate.
Tutela dei sistemi, controllo degli accessi, gestione di abusi e documentazione delle scelte privacy Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e alla dimostrazione della correttezza del trattamento (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), nei limiti necessari.
Gestione delle richieste di esercizio dei diritti e di eventuali obblighi normativi Adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR), quando applicabile.

I consensi sono separati, non preselezionati e revocabili in qualsiasi momento. Il consenso all’indagine non comporta automaticamente il consenso ai ricontatti. La scelta di essere ricontattati per approfondimenti di ricerca e quella di ricevere inviti a demo commerciali sono indipendenti tra loro.

6. Conferimento dei dati, revoca e conseguenze

La partecipazione è volontaria. Il questionario richiede la denominazione dell’ente e le altre informazioni indicate come obbligatorie. L’indirizzo email è facoltativo e viene richiesto soltanto a chi sceglie di essere ricontattato per approfondimenti di ricerca e/o demo commerciali.

La mancata adesione ai ricontatti non pregiudica la compilazione del questionario. La revoca di uno dei consensi facoltativi non incide sugli altri. La revoca del consenso all’analisi delle risposte comporta l’interruzione dei relativi trattamenti sui dati personali ancora individuabili e la loro cancellazione, salvi eventuali obblighi normativi o necessità di tutela dei diritti. Per individuare una risposta inviata senza email può essere necessario fornire elementi sufficienti a rintracciarla; non è possibile rimuovere singoli contributi da risultati già resi effettivamente anonimi.

La revoca può essere richiesta scrivendo a privacy@largesyst.it e non compromette la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

7. Risposte aperte e dati di terzi

Non sono richiesti nomi, cognomi, documenti, dati sanitari, informazioni su disabilità o altri dati personali di beneficiari, assistiti, soci, volontari, operatori, dipendenti o soggetti terzi. Le domande relative a tali categorie riguardano esclusivamente i processi organizzativi adottati dagli enti.

Si invita a non inserire nelle risposte aperte dati personali di terzi, né dati appartenenti alle categorie particolari dell’art. 9 GDPR o relativi a reati e condanne. I contenuti di questo tipo trasmessi incidentalmente saranno rimossi o oscurati quando individuati, non essendo necessari allo scopo della ricerca.

8. Strumenti utilizzati e misure di sicurezza

La raccolta avviene tramite Google Forms, nell’ambiente Google Workspace aziendale di Large Systems. Le risposte sono gestite e archiviate attraverso i servizi Workspace autorizzati per il progetto. Google tratta dati personali nell’ambito della fornitura del servizio sulla base delle condizioni contrattuali e dell’addendum per il trattamento dei dati applicabili.

Large Systems limita l’accesso ai soli incaricati coinvolti nell’indagine, mantiene separati gli eventuali indirizzi email dei partecipanti che hanno aderito ai ricontatti dai dati destinati all’analisi e adotta misure di sicurezza proporzionate, tra cui gestione delle autorizzazioni, protezione delle credenziali, controllo degli accessi e procedure di cancellazione. I dati non vengono venduti né diffusi sotto forma di elenchi di partecipanti.

9. Analisi con sistemi di intelligenza artificiale

Per supportare l’elaborazione di statistiche, il raggruppamento dei bisogni, l’analisi delle risposte aperte e la progettazione del prodotto, Large Systems può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale generativa, come ChatGPT, Claude o Gemini, soltanto con dati aggregati o previamente resi effettivamente anonimi, secondo una valutazione del rischio di reidentificazione.

Non vengono caricati in tali sistemi indirizzi email, nomi, denominazioni degli enti, chiavi di ricongiungimento, risposte contenenti dati di terzi o combinazioni di informazioni che consentano ragionevolmente di risalire al compilatore o a un ente facilmente identificabile. La sola sostituzione di un nominativo con un codice, se esiste una chiave di collegamento, costituisce pseudonimizzazione e non anonimizzazione.

I dati personali e i dataset pseudonimizzati restano nei sistemi aziendali autorizzati; qualsiasi eventuale modifica di questo modello di utilizzo dell’intelligenza artificiale sarà valutata prima dell’attivazione e comporterà, ove necessario, l’aggiornamento dell’informativa. Le elaborazioni AI sono utilizzate come supporto al lavoro umano e non per prendere decisioni sulle persone.

10. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati dal personale di Large Systems debitamente autorizzato, da Google per l’erogazione di Google Workspace e da consulenti tecnici o professionali che, quando operano per conto di Large Systems, sono vincolati a istruzioni e a idonei accordi ai sensi dell’art. 28 GDPR. Possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti nei casi previsti dalla legge.

A partner di ricerca o sviluppo possono essere comunicati soltanto risultati aggregati o realmente anonimi; non sono ceduti elenchi nominativi o risposte identificabili. I fornitori di AI menzionati nella sezione 9 non ricevono, secondo il modello qui descritto, dati personali dei partecipanti.

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

L’utilizzo di Google Workspace può comportare trattamenti o accessi da Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, anche tramite società del gruppo e subfornitori. Tali operazioni sono disciplinate dalle condizioni applicabili al servizio e, ove costituiscano trasferimenti ai sensi del GDPR, da strumenti riconosciuti dal Capo V del Regolamento, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard della Commissione europea e relative misure supplementari, ove necessarie.

Le informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste al Titolare ai recapiti indicati nella sezione 2. Il quadro contrattuale per Google Workspace è consultabile anche all’indirizzo https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/.

12. Tempi di conservazione

I termini di seguito indicati sono fissati con riferimento alla conclusione operativa dell’indagine, intesa come chiusura della raccolta delle risposte, e alle finalità effettivamente perseguite.

Categoria Termine massimo / criterio
Dati identificativi e collegamento risposta–ente, se riferibili a persone fisiche, utilizzati per la gestione dell’indagine 12 mesi dalla chiusura della raccolta; prima se non più necessari o se interviene una revoca efficace. L’email non viene raccolta per la sola partecipazione.
Email fornita volontariamente per ricontatti relativi ad approfondimenti di ricerca Fino a 24 mesi dalla manifestazione del relativo consenso, salvo revoca anticipata. Il recapito può essere utilizzato solo per gli approfondimenti autorizzati.
Email fornita volontariamente per inviti a demo e presentazioni commerciali Fino a 12 mesi dalla manifestazione del relativo consenso, salvo revoca anticipata. Se sono stati prestati entrambi i consensi, la scadenza di quello commerciale impedisce ulteriori inviti commerciali, anche se l’email resta conservata per gli approfondimenti di ricerca autorizzati.
Risposte ancora riferibili a persone o enti identificabili, anche per collegamento o pseudonimizzazione Fino a 24 mesi dalla chiusura della raccolta, con successiva cancellazione o anonimizzazione effettiva.
Evidenze del consenso, della revoca e della gestione dei diritti Fino a 24 mesi dalla cessazione del trattamento interessato, salvo necessità documentate di tutela in caso di contestazioni.
Statistiche e risultati irreversibilmente anonimi Utilizzabili senza termine predeterminato per la ricerca e l’evoluzione del prodotto, non essendo più dati personali.

Le cancellazioni nei sistemi tecnici di backup seguono i cicli di rotazione e le procedure del fornitore, con misure che ne impediscono il normale riutilizzo operativo. Eventuali conservazioni più lunghe sono limitate a obblighi di legge o concrete esigenze di difesa di diritti, per il solo tempo necessario.

13. Pubblicazione e condivisione dei risultati

Large Systems può condividere risultati con consulenti, partner e soggetti interessati allo sviluppo del gestionale e può pubblicare report, grafici o presentazioni soltanto in forma aggregata o effettivamente anonima. Non pubblica l’identità dei compilatori, gli indirizzi email, la denominazione dei singoli enti partecipanti o combinazioni di informazioni che permettano di risalire con ragionevole probabilità ai singoli partecipanti.

14. Assenza di profilazione personale e decisioni automatizzate

L’indagine può comportare segmentazioni per caratteristiche organizzative, dimensione, tipologia e bisogni degli ETS. Non sono svolte attività di profilazione del compilatore finalizzate a valutarne aspetti personali, né decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sulla persona (art. 22 GDPR).

15. Diritti dell’interessato

Nei casi e nei limiti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, l’interessato può chiedere accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità (se applicabile) e può opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Può inoltre revocare, separatamente, ciascun consenso prestato, senza pregiudicare la liceità delle attività già svolte.

Le richieste possono essere inviate a privacy@largesyst.it. Large Systems fornirà riscontro senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese dal ricevimento, fatti salvi i casi in cui il GDPR consente proroghe.

16. Reclamo e tutela

Resta fermo il diritto dell’interessato di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente, secondo la normativa applicabile.

17. Modifiche all’informativa

Eventuali modifiche sostanziali alle finalità, alle modalità di analisi, ai destinatari o agli strumenti utilizzati saranno comunicate mediante una versione aggiornata dell’informativa, resa disponibile nella pagina di accesso al questionario prima di ulteriori trattamenti che la richiedano. La presente versione è aggiornata al 15 ottobre 2026.